De la Cotización al Cobro

Integración, Fin a Fin, Visibilidad y Control

La Cotización a Cobro de factura cubre el proceso de negocios para la creación de una cotización para un prospecto o un cliente, presentando y negociando un acuerdo, gestión de ordenes de pedido y facturación. La cotización a Cobro de Servicios es un proceso de negocio que usualmente esta fragmentado, por que cubre numerosos departamentos dentro de las organizaciones, y sin embargo los datos son comunes. En años recientes, las organizaciones prefieren ser capaces de orquestar el proceso completo en una sola aplicación.

La industria de software típicamente ha creado una solución para cada paso individual del proceso. Ademas de las suites empresariales de ERPs integrados, cada una de estas necesidades tienen que ser integradas también, lo que es desorganizado y difícil desde una perspectiva de TI. Estudios de mercado demuestran los hechos descritos más a continuación

Cada organización prepara cotizaciones y/o toma ordenes de compra.

Todas las compañías ‘con ánimos de lucro’, que ofrecen productos o servicios, proveen algún tipo de cotización para sus prospectos y/o crean ordenes de compra para llenar un acuerdo comercial.

9 de cada 10 compañías manejan el proceso de cotización de forma separada al de elaboración de órdenes de compras.

La mayoría de las compañías hacen de su equipo de ventas responsables de la preparación de las cotizaciones mientras que otro grupo es responsable del procesamiento de las órdenes de compra. No hay una relación consistente entre la responsabilidad de la preparación de las cotizaciones y el procesamiento de las órdenes. La mayoría de las compañías no tienen un flujo de procesos claramente definido que articulen los varios grupos que intervienen en el proceso de elaboración de cotizaciones.

El proceso de Cotización a órdenes de compra es el área menos automatizada y medida de las empresas.

Aquellas compañías que tienen grandes inversiones en sistemas ERP típicamente administran sus sus funciones de ordenes de compra dentro de un sistema de ingreso de datos o directamente en el sistema ERP. Algunas compañías pueden llegar incluso a intentar la administración de cotizaciones por medio de su sistema ERP.

Esto usualmente resulta en un proceso complicado y lento de preparación de cotizaciones y propuestas, dado que el a pesar de que el sistema ERP contiene toda la información del catálogo de productos, es típicamente incapaz de la generación de una propuesta o de poseer una interfaz con sistemas orientados a ventas.

Una segunda solución típica, es preparar las cotizaciones a través de un sistema de Administración de Relaciones con Clientes (CRM por sus siglas en inglés). Sin embargo, las herramientas CRM no poseen capacidad empresarial avanzada en esta área.
La tercera solución más comunes crear una herramienta de cotización de algún tipo. Esta puede ser una hoja de cálculo, una base de datos, o una herramienta de cotización desarrollada internamente. El reto pasa a ser mantener la integridad de los precios y la tablas de productos, generar propuestas actualizadas y pasando datos de las ordenes de compra a sistemas back-end para su procesamiento. Muchas veces las compañías tendrán múltiples herramientas para acomodar diferentes líneas de productos o segmentos de mercado.

Por motivo de estos métodos desarticulados de creación de cotizaciones, propuestas y órdenes, el enfoque en la medición es inexistente. Rara vez las compañías pueden realizar una medición  que pudiese mostrar la efectividad del proceso de cotizaciones,  de los promedios de las órdenes de compra, o del costo de la preparación de cotizaciones, propuestas y ordenes.
                           
El proceso de Cotización a emisión de Orden de compra impacta en el Retorno, la Rentabilidad y la Satisfacción del Cliente.

El proceso de Cotización-a-Venta es el único enlace  entre los resultados de ingresos, ganancias y la satisfacción del cliente. Ningún otro proceso es tan crítico para maximizar el valor de la captura del retorno de una forma rentable y satisfacer las necesidades de los clientes.  Este proceso implica en sí toda la inteligencia corporativa de la empresa.
Los impactos de la precisión en una cotización, propuesta, y en última instancia, una orden de compra, hacen que flujo de todos los datos y procesos dentro de una empresa trabajen de una forma fluida que crea valor para el cliente.

¿Y Entonces Qué?

La elaboración de cotizaciones y órdenes de compra son procesos críticos, pero las compañías rara vez adoptan un punto de vista empresarial de sus procesos. Imagine tener un sistemas en e cual pueda manejar cotizaciones propuestas y ordenes de compra que son 100% precisas. Sus canales de ventas pueden definir los requerimientos de los clientes de manera eficaz y fácilmente proveer una solución que satisfaga sus necesidades y que la compañía pueda entregar. Usted puede otorgar a sus canales de ventas el poder de llevar a cabo una cotización en segundos con un solo click del mouse.

Sus canales de ventas tendrán más tiempo disponible, podrán incrementar los volúmenes de cotizaciones y órdenes de compra, podrán eliminar los errores en las ordenes de compra y cumplir con lo prometido.

Consejos rápidos para la ejecución de la automatización del proceso de cotización al cobro de la factura

  1. Estrategia de  la generación de la cotización al cobro de la factura.

    ¿Resulta el proceso digno de una estrategia empresarial? ¿Qué tan importante es la protección del retorno, la ganancia y la satisfacción del cliente? El desarrollo de esta estrategia definirá y estructurará una plataforma de crecimiento consistente para el ingreso bruto y el balance final, e incrementará dramáticamente la retención de clientes y la satisfacción de los mismos. Una meta clave es hacer que sea fácil para los clientes comprar y comprar de nuevo.

  1. Definir un mapa de trayecto.

    El plan de mejorar el proceso debe ser una iniciativa estratégica de negocio. El patrocinio del plan reside en el equipo ejecutivo responsable de las ventas y el mercadeo en la compañía.

  1. Definir las metas

    Las metas necesitan ser definidas y las expectativas establecidas de forma que el proyecto genere un retorno mayor, reducción de costos en ventas y un proceso de ventas repetible.

  1. Capture los Proceso y las Métricas Actuales

    Documente el estado de “como esta” para entender donde se encuentran los flujos  complejos,  duplicados y desconectados. Obtenga una vista completa de los procesos existentes.

  1. Análisis.

    Reúna las métricas. Las métricas proveen de las medidas de rendimiento del proceso actual. El evaluar los procesos, las métricas y definir los requerimientos es algo clave. Produzca una lista relevante de los requerimientos, los documentos y los problemas existentes. Se tomarán decisiones respecto a las reglas de negocio para la configuración de productos, programas de descuento y medidas en general, que darán una vista del desempeño de los procesos  y de la delegación de la autoridad.

  1. Desarrolle un flujo de procesos simplificados con métricas

    El nuevo flujo de procesos debería tomar en consideración la priorización de los problemas en el análisis, los recursos, las herramientas disponibles y las metas del proyecto de mejoras de procesos. Los objetivos generales de la eficientización del proceso deberían ser la simplificar las ventas complejas, disminuir el número de actividades que no agregan valor al proceso, reducir el número de interacciones para completar el proceso, delegar autoridad al nivel más bajo posible e implementar herramientas que proveer cotizaciones y propuestas consistentes y altamente precisas.

  1. Implementar Nuevos Procesos

    La implementación del nuevo flujo de procesos va a requerir esfuerzos enfocados de parte de todos los participantes del proceso, un proyecto bien planeado, definición de roles y un líder de procesos. El cruce de las fronteras organizacionales frecuentemente requerirá la cooperación de los altos directivos en cada organización, de prioridades congruentes y de metas apropiadas para asegurar el éxito para todo el proceso.

  1. Medir Resultados

    El monitoreo el progreso del nuevo flujo de procesos  puede ahora ser comparado con las metas planteadas al comienzo de la iniciativa estratégica. Las métricas has sido implementadas y es responsabilidad del promotor ejecutivo, el mapeo entre las relación de las metas originales a los resultados de la métricas definidas sobre un periodo de tiempo suficiente para extrapolar los beneficios proyectados.